Naudojimasis portalu — paprastas vadovas

Sveiki. Šiame vadove aprašyta viskas, ką galite atlikti savo „Cloud Acropolis“ portale — jokios buhalterinės patirties nereikia.

Jūsų portalo adresą jums suteikė jūsų buhalteris. Išsisaugokite jį savo naršyklės žymėse.

Prisijungimas

Atidarykite portalo nuorodą, įveskite savo prisijungimo vardą ir slaptažodį. Jei jų neturite, kreipkitės į savo buhalterį.

Slaptažodžio keitimas

Kairiajame meniu spustelėkite Change Password (po „Daily Backup“). Įveskite dabartinį slaptažodį bei naująjį slaptažodį (du kartus, patvirtinimui) ir patvirtinkite pateikdami.

Pamiršote slaptažodį? Savarankiško atkūrimo funkcijos nėra — susisiekite su savo buhalteriu, kuris nustatys naują slaptažodį.

Sąskaitos faktūros įkėlimas

1. Kairiajame meniu spustelėkite Customer Invoice (gaunamos lėšos / pardavimo sąskaitos) arba Vendor Bills (išlaidos / tiekėjų sąskaitos).
2. Spustelėkite Upload, pasirinkite PDF failą ir patvirtinkite.
3. Sistema jį perskaitys automatiškai ir užregistruos — baigus procesą pamatysite trumpą suvestinę (kas siuntėjas / gavėjas, sumą, datą).

Jei rodomas pranešimas „Could not classify this document“ — failas gali būti neaiškus arba tai jau anksčiau įkelto dokumento kopija. Bandykite dar kartą arba kreipkitės į buhalterį.

Jei rodomas pranešimas „Already booked as invoice ...“ — būtent ši sąskaita jau yra sistemoje. Jokių papildomų veiksmų imtis nereikia.

Grynųjų pinigų ar atsiskaitymų kortele įvedimas

Kairiajame meniu spustelėkite Cash (grynieji) arba Card (kortelė) ir tiesiogiai įveskite sumą — šiems veiksmams failo kelti nereikia.

Banko išrašo įkėlimas

1. Spustelėkite Bank Statement.
2. Jei tai darote pirmą kartą, iš pradžių pridėkite savo banko sąskaitą: įveskite jos pavadinimą, IBAN bei valiutą ir spustelėkite Add.
3. Atsisiųskite išrašą iš savo banko interneto bankininkystės — ieškokite „CODA“ arba „camt.053“ / „ISO 20022“ eksporto formato (PDF ar CSV formatai čia netinka).
4. Spustelėkite Upload ir pasirinkite failą.

Sistema automatiškai susieja daugumą operacijų su jūsų sąskaitomis faktūromis. Visus nesusietus įrašus peržiūri jūsų buhalteris — jums nieko papildomai daryti nereikia.

Sąraše spustelėję bet kurią iš savo sąskaitų galite peržiūrėti jos operacijų istoriją: susieti įrašai žymimi žalia žyma, o vis dar laukiantys patvirtinimo — raudona žyma.

Darbuotojų pridėjimas

1. Spustelėkite Employees.
2. Puslapio viršuje spustelėkite Download the template, kad atsisiųstumėte skaičiuoklės šabloną.
3. Kiekvienam darbuotojui užpildykite po vieną eilutę — pildykite tik geltonus langelius, pasirinkdami reikšmes iš išskleidžiamųjų sąrašų, kur jie pateikti.
4. Spustelėkite Upload ir pasirinkite failą.

Stulpelyje Worker Type tiesiog pasirinkite, ar darbuotojas daugiausia dirba fizinį darbą („Blue collar“), ar biuro / protinį darbą („White collar“) — pasirinkite bet kurį jums aiškų terminą, jų reikšmė sutampa. Visi kiti parametrai — taikomos sektoriaus taisyklės, tiksli deklaravimo kategorija — nustatomi automatiškai pagal jūsų įmonės profilį. Jums apie tai rūpintis nereikia.

Gausite išsamią ataskaitą: kiek darbuotojų buvo pridėta, o jei kas nors nebuvo pridėta — tikslią priežastį, kad galėtumėte ištaisyti ir įkelti iš naujo arba kreiptis į buhalterį.

Norite pridėti tik vieną naują darbuotoją? Naudokite tą patį šabloną, užpildę tik vieną eilutę.

Norėdami atnaujinti darbuotojo informaciją (adresą, šeiminę padėtį, vaikų skaičių, banko sąskaitą ar telefoną), spustelėkite jo vardą sąraše, pakoreguokite duomenis ir spustelėkite Save.

Darbo užmokesčio ir sutarties datų čia keisti negalima — šiuos duomenis tvarko jūsų buhalteris, nes jie turi įtakos oficialiam deklaravimui. Jungtinio komiteto (angl. joint committee) pasirinkti taip pat nereikia — jūsų buhalteris nustato tai vieną kartą visai įmonei, o sistema parametrą pritaiko kiekvienam darbuotojui automatiškai.

Darbo laiko registravimas

Spustelėkite Staff Hours, pasirinkite darbuotoją ir įrašykite atitinkamų dienų dirbtas valandas. Šie duomenys tiesiogiai patenka į darbo užmokesčio apskaitą.

Darbo užmokesčio skaičiavimas

Spustelėkite Payroll, pasirinkite darbuotojus bei atsiskaitymo laikotarpį ir sugeneruokite. Jūsų buhalteris peržiūri ir patvirtina kiekvieną atsiskaitymo lapelį prieš jam tampant galutiniu.

Ataskaitų peržiūra

Spustelėkite Reports. Puslapio viršuje yra dvi skiltys: Vadovaujamosios ataskaitos ir Deklaracijos valstybinėms institucijoms.

Vadovaujamosios ataskaitos

Išskleidžiamajame meniu pasirinkite, ką norite matyti — pelno ir nuostolių ataskaitą, pinigų srautus, skolininkų sąrašą, PVM būklę ir kt. Jei reikia, nustatykite datų intervalą, tada:

• Peržiūrėkite ataskaitą tiesiogiai ekrane
• Spustelėkite mažą CSV arba PDF piktogramą, kad ją atsisiųstumėte

Deklaracijos valstybinėms institucijoms

Šioje skiltyje matote einamojo mėnesio mokėtinas sumas VMI (GPM) ir „Sodrai“ kartu su įmokos kodais, kuriuos reikia nurodyti pavedime. Pasirinkę kitus metus ar mėnesį ir spustelėję Check Amounts Due, pamatysite to laikotarpio sumas.

Žemiau galite atsisiųsti pagrindines mėnesio deklaracijas pasirinktam laikotarpiui: GPM313, SAM ir i.SAF.

Be to, čia yra formos konkretiems darbuotojų įvykiams deklaruoti „Sodrai“:

• 1-SD — naujo darbuotojo priėmimas (darbuotojas, pradžios data, priėmimo priežastis)
• 2-SD — darbuotojo atleidimas (darbuotojas, atleidimo data, Darbo kodekso straipsnis)
• 12-SD — nedalyvavimo darbe laikotarpis, pvz. nemokamos ar mokymosi atostogos (darbuotojas, priežastis, laikotarpis)
• NP-SD2 — nedarbingumo (ligos) pažymėjimas (pasirenkamas atsiskaitymo lapelis su nurodytomis ligos dienomis)

Užpildę reikiamus laukus, spustelėkite Download, kad atsisiųstumėte paruoštą failą pateikimui. Šie dokumentai paruošti jūsų buhalterio peržiūrai — jums papildomų veiksmų atlikti nereikia, nebent buhalteris paprašo pačiam sugeneruoti konkretų failą.

Pilnos atsarginės duomenų kopijos atsisiuntimas

Kairiajame meniu spustelėkite Daily Backup. Bus atsisiųsta išsami ir naujausia visos informacijos kopija — jūsų sąskaitos faktūros, darbuotojų įrašai, dokumentai — formatu, kurį visada galėsite atidaryti naudodami bet kurią skaičiuoklės programą, net jei ateityje nebenaudosite šios sistemos. Ši kopija automatiškai atnaujinama kiekvieną naktį.

Portalo pridėjimas prie telefono ekrano

Portalą telefone galite įsidiegti kaip programėlę — programėlių parduotuvė nereikalinga.

„Android“ („Chrome“)

1. Atidarykite portalo nuorodą naršyklėje „Chrome“ ir prisijunkite naudodami savo prisijungimo vardą bei slaptažodį.
2. Viršuje dešinėje palieskite trijų taškelių meniu (⋮).
3. Pasirinkite Install and create shortcut (arba Add to Home screen / „Pridėti prie pagrindinio ekrano“).
4. Patvirtinkite pasirinkdami Install („Įdiegti“).

Taip ne tik pridedama piktograma pagrindiniame ekrane — telefono programėlių sąraše (tarp visų kitų įdiegtų programėlių) atsiranda pilnavertis įrašas Accounting Portal - Cloud Acropolis. Palieskite jį, kad atidarytumėte portalą tiesiogiai, lygiai kaip bet kurią kitą programėlę.

„iPhone“ (tik „Safari“)

„iPhone“ įrenginiuose tai veikia tik naršyklėje „Safari“ — „Chrome“ naršyklė „iPhone“ telefone negali įdiegti programėlių šiuo būdu.

1. Atidarykite portalo nuorodą naršyklėje „Safari“.
2. Palieskite bendrinimo (Share) piktogramą.
3. Pasirinkite Add to Home Screen („Pridėti prie pagrindinio ekrano“) ir patvirtinkite.

Norėdami uždaryti, naudokite telefono pradžios („Home“) mygtuką arba braukite ekraną aukštyn, kaip ir su bet kuria kita programėle — pačiame portale uždarymo mygtuko nėra.

Pagalba

Kilus klausimams dėl skaičių, apskaitos įrašų ar deklaracijų — kreipkitės į savo buhalterį. Dėl techninių nesklandumų, susijusių su pačiu portalu, kreipkitės į „Cloud Acropolis“ pagalbos komandą.