Utiliser votre portail — Guide simple

Bienvenue. Ce guide couvre tout ce que vous pouvez faire depuis votre portail Cloud Acropolis — aucune connaissance en comptabilité n'est nécessaire.

L'adresse de votre portail vous a été communiquée par votre comptable. Ajoutez-la à vos favoris.

Se connecter

Ouvrez le lien de votre portail, saisissez votre identifiant et votre mot de passe. Si vous ne les avez pas, demandez-les à votre comptable.

Changer votre mot de passe

Cliquez sur Changer le mot de passe dans le menu de gauche (sous Sauvegarde quotidienne). Saisissez votre mot de passe actuel puis votre nouveau mot de passe (deux fois, pour confirmation), puis validez.

Mot de passe oublié ? Il n'y a pas de réinitialisation automatique — contactez votre comptable, qui peut vous en définir un nouveau.

Téléverser une facture

1. Cliquez sur Facture client (argent entrant) ou Factures fournisseurs (argent sortant) dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur Téléverser, choisissez le PDF, confirmez.
3. Le système la lit automatiquement et l'enregistre — vous verrez un court résumé (émetteur/destinataire, montant, date) une fois terminé.

Si le message indique « Impossible de classer ce document » — le fichier n'est peut-être pas assez lisible, ou il s'agit d'un doublon d'un document déjà téléversé. Réessayez, ou contactez votre comptable.

Si le message indique « Déjà enregistré comme facture ... » — cette facture précise est déjà dans le système. Aucune action requise.

Saisir les recettes en espèces ou par carte

Cliquez sur Caisse ou Carte dans le menu de gauche, et saisissez directement le montant — aucun fichier n'est nécessaire ici.

Téléverser votre relevé bancaire

1. Cliquez sur Relevé bancaire.
2. Si c'est votre première fois, ajoutez d'abord votre compte bancaire : saisissez son nom, son IBAN et sa devise, puis cliquez sur Ajouter.
3. Téléchargez un relevé depuis le site de votre banque — recherchez une option d'export « CODA » ou « camt.053 » / « ISO 20022 » (pas de PDF ni de CSV, ceux-ci ne fonctionnent pas ici).
4. Cliquez sur Téléverser, choisissez le fichier.

Le système fait correspondre automatiquement la plupart des transactions à vos factures. Ce qu'il ne peut pas rapprocher est vérifié par votre comptable — vous n'avez rien de plus à faire.

Vous pouvez cliquer sur n'importe lequel de vos comptes dans la liste pour voir son historique de transactions, avec une étiquette verte pour les éléments rapprochés et une étiquette rouge pour ceux encore en attente.

Ajouter vos employés

1. Cliquez sur Employés.
2. Cliquez sur Télécharger le modèle en haut de la page pour obtenir le fichier Excel.
3. Remplissez une ligne par employé — uniquement les cellules jaunes, en utilisant les listes déroulantes lorsqu'elles sont proposées.
4. Cliquez sur Téléverser et choisissez le fichier.

Pour Type de travailleur, choisissez simplement si la personne exerce principalement un travail manuel (Ouvrier) ou un travail de bureau (Employé) — peu importe le terme, ils désignent la même chose. Tout le reste — quelles règles sectorielles s'appliquent, la catégorie exacte de déclaration — est déterminé automatiquement à partir du profil de votre entreprise. Vous n'avez pas besoin de connaître ces détails.

Vous recevrez un rapport complet : combien ont été ajoutés, et — si certains ne l'ont pas été — pourquoi exactement, afin que vous puissiez corriger et retéléverser, ou demander à votre comptable.

Vous ajoutez un seul nouvel employé ? Utilisez le même modèle avec une seule ligne remplie.

Pour mettre à jour un employé — adresse, état civil, nombre d'enfants, compte bancaire ou téléphone — cliquez sur son nom dans la liste, modifiez, puis cliquez sur Enregistrer.

Le salaire et les dates de contrat ne peuvent pas être modifiés ici — ils sont gérés par votre comptable, car ils affectent les déclarations officielles. La commission paritaire ne vous est jamais demandée — votre comptable la configure une fois pour toute l'entreprise, et le système l'applique automatiquement à chaque employé.

Enregistrer les heures du personnel

Cliquez sur Heures du personnel, sélectionnez l'employé, et enregistrez les heures travaillées pour les jours concernés. Ceci alimente directement la paie.

Exécuter la paie

Cliquez sur Paie, sélectionnez les employés et la période de paie, puis générez. Votre comptable vérifie et confirme chaque fiche de paie avant qu'elle ne soit définitive.

Consulter les rapports

Cliquez sur Rapports. Choisissez ce que vous souhaitez voir dans la liste déroulante — compte de résultat, position de trésorerie, qui vous doit de l'argent, position TVA, et plus encore. Définissez une période si nécessaire, puis :

• Consultez-le directement à l'écran
• Cliquez sur la petite icône CSV ou PDF pour le télécharger

Plus bas sur la même page, sous Déclarations légales, vous trouverez également les déclarations de sécurité sociale (DmfA), de précompte professionnel et de fiche fiscale annuelle (Belcotax) que votre comptable doit soumettre en votre nom — chacune avec un bouton pour télécharger le fichier XML officiel ainsi qu'un résumé PDF en langage clair. Celles-ci sont préparées pour la vérification de votre comptable, ce n'est pas quelque chose que vous devez traiter vous-même.

Télécharger une sauvegarde complète de vos données

Cliquez sur Sauvegarde quotidienne dans le menu de gauche. Ceci télécharge une copie complète et à jour de tout — vos factures, dossiers d'employés, documents — dans un format que vous pouvez ouvrir avec n'importe quel tableur, pour toujours, même si vous cessez un jour d'utiliser ce système. Elle est régénérée automatiquement chaque nuit.

Ajouter le portail à votre téléphone

Vous pouvez installer votre portail comme une application sur votre téléphone — aucun magasin d'applications n'est nécessaire.

Android (Chrome)

1. Ouvrez le lien de votre portail dans Chrome et connectez-vous avec votre identifiant et mot de passe.
2. Appuyez sur le menu à trois points (⋮) en haut à droite.
3. Appuyez sur Installer et créer un raccourci (ou Ajouter à l'écran d'accueil).
4. Confirmez Installer.

Cela n'ajoute pas seulement une icône sur votre écran d'accueil — cela ajoute une entrée complète appelée Accounting Portal - Cloud Acropolis dans la liste des applications de votre téléphone (la même liste que toutes vos autres applications installées). Appuyez dessus pour ouvrir le portail directement, comme n'importe quelle autre application.

iPhone (Safari uniquement)

Sur iPhone, cela fonctionne uniquement avec Safari — Chrome sur iPhone ne permet pas d'installer des applications de cette manière.

1. Ouvrez le lien de votre portail dans Safari.
2. Appuyez sur l'icône Partager.
3. Appuyez sur Sur l'écran d'accueil, puis confirmez.

Pour la fermer, utilisez le bouton d'accueil de votre téléphone ou balayez-la comme n'importe quelle autre application — il n'y a pas de bouton de fermeture à l'intérieur du portail lui-même.

Obtenir de l'aide

Pour toute question concernant vos chiffres, votre comptabilité ou une déclaration — contactez votre comptable. Pour un problème technique avec le portail lui-même, contactez le support Cloud Acropolis.