Guide d'exploitation du comptable

Où trouver toutes les informations, par client, dans Odoo. Chaque client dispose de son propre Odoo distinct (son propre « emplacement »), les instructions ci-dessous s'appliquent donc une fois connecté au bon emplacement.

Accéder à l'Odoo du bon client

Chaque client possède sa propre URL Odoo. Ouvrez celle qui correspond au client sur lequel vous travaillez — il n'existe pas de sélecteur à l'intérieur d'Odoo, chaque emplacement est entièrement distinct.

1. Comptes (factures et notes de frais)

Factures clients : Facturation → Clients → Factures Factures fournisseurs : Facturation → Fournisseurs → Factures

Elles arrivent automatiquement lorsque le client téléverse un document via son portail (il est lu, classé et comptabilisé par le système). Vous les verrez apparaître ici déjà validées. Ouvrez n'importe quelle facture pour voir ses lignes, la TVA et son statut (Non payée / Payée / Partiellement payée).

2. Caisse et carte

Facturation → Comptabilité → Écritures comptables, filtrez par journal (Caisse ou Banque). Le client saisit ces éléments directement depuis son portail ; vous n'avez rien à saisir, seulement à vérifier.

3. Relevés bancaires et rapprochement

Facturation → Tableau de bord — chaque compte bancaire apparaît sous forme de carte. Le client téléverse les fichiers de relevé (CODA ou CAMT.053) de son côté ; la plupart des lignes se rapprochent automatiquement des factures.

Pour voir ce qu'il reste à rapprocher : Facturation → Comptabilité → Rapprochement → Lignes bancaires sans document

Cliquez sur une ligne pour l'ouvrir. Vous verrez une liste de factures candidates — cochez celle(s) qu'elle règle, ajustez le montant s'il s'agit d'un paiement partiel, puis cliquez sur Rapprocher. S'il reste un montant résiduel (frais bancaires, différence d'arrondi), vous devez choisir le compte auquel il appartient avant de pouvoir confirmer — le système ne le devinera pas à votre place.

Pour voir ce qui reste impayé : Facturation → Comptabilité → Rapprochement → Documents en attente de paiement

Cette liste reprend chaque facture et note de frais qui n'a pas encore été rapprochée d'une ligne bancaire. Si un paiement a été effectué en espèces plutôt que par virement, ouvrez-le et utilisez directement le bouton Payer — choisissez le journal Caisse, et non Banque.

4. Employés et contrats

Facturation → Comptabilité → (ou recherchez) Employés

Les employés sont créés en masse par le client via un téléversement de tableur depuis son portail. Vous devez néanmoins vérifier, sur le contrat de chaque nouvel employé :

• Que la Structure salariale est définie (il n'en existe actuellement que deux : Belgium PC 112 – Ouvrier, Belgium PC 200 – Employé). Sans cela, la paie calculera silencieusement 0 € pour cette personne.
• Que la Commission paritaire correspond à ce qui a été confirmé lors de l'intégration
• Que le Salaire (mensuel) ou le Taux horaire est correct

Tout le reste sur la fiche employé (adresse, état civil, enfants, IBAN, téléphone) peut être mis à jour par le client lui-même — vous n'avez pas besoin d'y toucher.

Tout ce que le client ne peut pas modifier — salaire, numéro NISS, commission paritaire, dates de début/fin de contrat — est défini ici, par vous, directement sur le contrat.

5. Paie

Générée depuis le portail du client (il sélectionne les employés et la période de paie concernés). Le lot apparaît dans Odoo sous forme de Lot de fiches de paie.

Avant de valider un lot : - Vérifiez que le salaire brut semble cohérent pour le personnel payé à l'heure (s'il est à 0 €, le contrat manque de Structure salariale ou de Taux horaire — corrigez sur le contrat et régénérez) - Vérifiez chaque fiche de paie, puis validez

Les fiches de paie restent en Brouillon/En attente volontairement — rien n'est finalisé sans votre vérification.

6. Rapports pour le client

Facturation → Rapports, ou le client peut lui-même consulter les mêmes chiffres depuis la page Rapports de son portail (compte de résultat, balance âgée, position TVA, etc. — 15 rapports au total, tous exportables en CSV ou PDF depuis son côté).

7. Déclarations réglementaires belges

Ces documents sont générés dans Odoo mais doivent être téléversés vous- même sur le portail gouvernemental concerné — le système prépare le fichier, il ne le soumet pas.

La page Rapports du Portail produit à la fois le fichier XML brut (pour téléversement direct là où le portail l'accepte) et un résumé PDF lisible pour vos propres archives — téléchargez les deux avant de déclarer.

8. Extraire l'intégralité des données du client (en cas de départ)

Le client dispose déjà de cette possibilité lui-même — un lien « Sauvegarde quotidienne » dans son portail télécharge un export complet (CSV + documents originaux) automatiquement chaque jour. Vous n'avez rien à préparer séparément, sauf s'il vous le demande.

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