Guide d'Intégration Client — Pour le Comptable

Comment intégrer un nouveau client à votre Bundle Comptable Cloud Acropolis. Votre bundle comprend 10 emplacements prêts à l'emploi. Ce guide vous accompagne pas à pas pour activer un emplacement pour un client réel, du début à la fin.

Avant de commencer

Vous devriez avoir reçu, de la part de Cloud Acropolis :

• 10 paires d'adresses web (URL), une paire par emplacement — une pour Odoo (votre côté), une pour le Portail (le côté de votre client)
• Votre identifiant comptable pour Odoo
• Une liste indiquant quels numéros d'emplacement (1 à 10) sont déjà utilisés et lesquels sont libres

Vous ne recevrez pas l'identifiant admin — il est réservé à Cloud Acropolis pour le dépannage du système et n'est jamais partagé.

Si vous n'avez pas cette liste, contactez Cloud Acropolis avant de continuer.

Étape 1 — Choisir un emplacement libre

Choisissez le prochain numéro d'emplacement libre. Notez ses deux URL — vous en aurez besoin dans les étapes suivantes.

Étape 2 — Configurer l'entreprise dans Odoo

1. Ouvrez l'URL Odoo de cet emplacement dans votre navigateur et connectez-vous avec votre compte comptable.
2. Allez dans Paramètres → Paramètres généraux → Sociétés, ou recherchez "Société" dans la barre de recherche en haut.
3. Saisissez les informations réelles du client :
4. Dénomination sociale légale
5. Numéro de TVA (format belge, ex. BE0123456789)
6. Adresse du siège social
7. Enregistrer.

Ajoutez ensuite le compte bancaire du client, afin qu'il puisse être rapproché des relevés bancaires ultérieurement (voir l'Étape 5) :

1. Allez dans Facturation → Configuration → Comptes bancaires.
2. Ajoutez un nouveau compte bancaire avec l'IBAN réellement utilisé par le client.
3. Enregistrer.

Cette étape vous revient exclusivement. Le client ne peut pas et ne doit pas modifier lui-même les informations de l'entreprise — un numéro de TVA erroné sur une facture est un problème juridique, pas une simple faute de frappe.

Étape 3 — Vérifier le plan comptable et les taxes

Odoo est fourni avec le plan comptable belge et les taux de TVA standards déjà chargés — il n'y a généralement rien à modifier ici, mais vérifiez les trois points suivants :

• Plan comptable : Comptabilité → Configuration → Plan comptable. Les comptes du PCMN belge (ex. 700000 Ventes, 440000 Fournisseurs) y figurent déjà. N'ajoutez un compte que si ce client a besoin de quelque chose de non standard — rare.
• Taxes : Comptabilité → Configuration → Taxes. Les taux de TVA belges standards (21 %, 12 %, 6 %, 0 %) sont déjà chargés. N'ajoutez une taxe que si le client a besoin d'un taux ne figurant pas déjà dans cette liste (ex. un code intracommunautaire ou spécifique à l'exportation).
• Journaux : Comptabilité → Configuration → Journaux. Si le client possède plusieurs comptes bancaires, ajoutez ici un journal bancaire supplémentaire pour chaque compte additionnel.

Pour un client typique, cette étape consiste simplement à ouvrir ces trois écrans, confirmer qu'aucun ajout n'est nécessaire, et poursuivre.

Étape 4 — Définir la catégorie employeur ONSS (si le client a du personnel)

Si le client a des employés, cette étape est celle dont dépend tout ce qui concerne leur paie et leurs déclarations de sécurité sociale — obtenez cette information d'une source fiable, ne devinez jamais. C'est votre responsabilité en tant que comptable, pas celle du client — le tableur du client ne demande jamais de commission paritaire (voir le tableau de référence ci-dessous pour comprendre pourquoi).

1. Demandez au client (ou vérifiez ses documents d'immatriculation ONSS) sa catégorie employeur ONSS — un code à 3 chiffres attribué par l'ONSS lui-même selon l'activité et la ou les commissions paritaires de l'entreprise. Elle figure sur son immatriculation ONSS, ou son ancien secrétariat social peut la confirmer.
2. Si le client est un tout nouvel employeur sans immatriculation ONSS, ou si vous souhaitez vérifier ce qu'il vous a indiqué, utilisez le tableau de référence ci-dessous pour déterminer quelle(s) commission(s) paritaire(s) correspond(ent) réellement à son activité, puis confirmez la catégorie employeur correspondante auprès de Cloud Acropolis avant de la saisir (les nouvelles combinaisons commission/catégorie qui ne figurent pas encore dans le système doivent d'abord y être ajoutées).
3. Dans Odoo, ouvrez Paramètres → Paramètres généraux → Sociétés, la fiche société du client.
4. Renseignez le numéro ONSS et ajoutez la ou les catégories employeur ONSS correctes (une entreprise peut en avoir plusieurs — par exemple, une catégorie pour les ouvriers et une autre pour les employés).
5. Enregistrer.

Vous n'avez pas besoin de connaître le numéro de commission paritaire applicable une fois ceci configuré, et le client non plus — le système le déduit automatiquement de la catégorie que vous définissez ici, pour chaque employé, chaque fiche de paie et chaque déclaration (DmfA, précompte, Belcotax). Bien définir cette catégorie à cette étape est ce qui rend cela possible, d'où votre responsabilité et l'importance du tableau de référence ci-dessous.

Faites ceci avant que le client ne téléverse le moindre employé. Si aucune catégorie employeur n'est définie, ou si la catégorie définie ne couvre pas le type de travailleur sélectionné par quelqu'un (ex. seule une catégorie ouvrier existe mais un client saisit un employé), le téléversement est refusé avec un message invitant à vérifier avec vous — rien n'est deviné ni laissé vide silencieusement.

Si vous n'êtes pas sûr de la catégorie applicable, ou si l'entreprise a besoin d'une catégorie qui ne figure pas encore dans le système, contactez Cloud Acropolis avant que le client ne tente de téléverser du personnel.

Référence — quelle commission paritaire s'applique ?

Le commerce de détail belge et les secteurs connexes sont répartis entre plusieurs commissions paritaires, chacune avec ses propres barèmes de salaire minimum et primes — la catégorie employeur ONSS que vous définissez découle de celle qui couvre réellement l'activité principale de l'entreprise. Cette liste couvre ce sous quoi tombe typiquement un client du bundle retail ; si l'activité d'un client ne correspond clairement à aucune d'entre elles, confirmez auprès de Cloud Acropolis plutôt que de deviner.

L'activité principale d'une entreprise détermine sa commission paritaire, même si elle exerce aussi une autre activité secondaire — une activité secondaire suit l'activité principale, elle n'obtient pas sa propre commission. Si une entreprise chevauche réellement deux activités d'une manière qui n'est pas évidente à partir de ce tableau, il s'agit d'une véritable question d'appréciation que l'ONSS lui-même peut trancher — ne devinez pas, contactez Cloud Acropolis ou le SPF Emploi.

Étape 5 — Communiquer au client son adresse Portail et définir son mot de passe

Envoyez au client son URL Portail (la seconde des deux URL notées à l'Étape 1) et son identifiant (son adresse e-mail).

Remarque : cet emplacement est livré avec un mot de passe provisoire déjà défini sur le compte du client (Test@1234_CaBiz). L'approvisionnement ne configure que votre propre identifiant comptable — il ne touche pas au mot de passe du client. Vous devez remplacer ce mot de passe provisoire avant de transmettre l'accès à un client réel ; ne le laissez jamais tel quel.

Définissez leur mot de passe vous-même, dans Odoo :

1. Allez dans Paramètres → Utilisateurs, ouvrez la fiche utilisateur du client.
2. Cliquez sur l'icône d'engrenage (⚙️) → Changer le mot de passe.
3. Saisissez un mot de passe et confirmez-le.
4. Communiquez ce mot de passe au client par téléphone ou dans un message séparé — jamais par e-mail, et jamais dans le même message que son identifiant.

Une fois connecté, le client peut modifier ce mot de passe lui-même à tout moment depuis la page Changer le mot de passe du Portail — celui que vous définissez n'est que son point de départ, pas quelque chose qui lui est imposé définitivement.

Si le client perd ultérieurement son mot de passe, il doit vous contacter — répétez cette même étape pour le réinitialiser. Il n'existe aujourd'hui aucune fonction libre-service de "mot de passe oublié" dans le Portail.

N'envoyez pas l'URL Odoo au client. Celle-ci vous est réservée.

Étape 6 — Orienter le client vers le Guide Client

Transmettez-lui (ou envoyez-lui un lien vers) le guide "Utiliser votre Portail" — il couvre le téléversement des factures, des employés, des relevés bancaires, et le téléchargement des rapports, le tout du côté du client.

Étape 7 — Premier cycle de lettrage

Une fois que le client a : - téléversé quelques factures, et - téléversé son premier relevé bancaire (fichier CODA ou CAMT.053 de sa banque)

...vérifiez Facturation → Comptabilité → Lettrage dans Odoo. La plupart des lignes se rapprochent automatiquement. Ce qu'il reste doit être lettré manuellement par vos soins — voir le Guide d'Utilisation Comptable pour savoir précisément où.

Récapitulatif de la checklist

• [ ] Emplacement libre choisi, les deux URL notées
• [ ] Informations de l'entreprise saisies dans Odoo (nom, TVA, adresse)
• [ ] Compte bancaire (IBAN) ajouté via Facturation → Configuration → Comptes bancaires
• [ ] Plan comptable / taxes vérifiés
• [ ] Catégorie employeur ONSS définie, à l'aide du tableau de référence si nécessaire (si le client a du personnel)
• [ ] URL Portail envoyée au client
• [ ] Mot de passe du client défini dans Odoo et communiqué séparément
• [ ] Guide Client envoyé au client
• [ ] Premier lettrage vérifié après leur premier téléversement bancaire

Voilà — l'emplacement est actif et le client peut commencer à travailler.