Uw portaal gebruiken — Eenvoudige gids

Welkom. Deze gids behandelt alles wat u kunt doen vanuit uw Cloud Acropolis-portaal — geen boekhoudkennis vereist.

Het adres van uw portaal is u bezorgd door uw boekhouder. Voeg het toe aan uw favorieten.

Inloggen

Open de link naar uw portaal, voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Heeft u deze niet, vraag ze dan aan uw boekhouder.

Uw wachtwoord wijzigen

Klik op Wachtwoord wijzigen in het menu links (onder Dagelijkse back-up). Voer uw huidige wachtwoord in en uw nieuwe wachtwoord (tweemaal, ter bevestiging), en bevestig.

Wachtwoord vergeten? Er is geen zelfbedieningsoptie om het opnieuw in te stellen — neem contact op met uw boekhouder, die een nieuw wachtwoord voor u kan instellen.

Een factuur uploaden

1. Klik op Klantfactuur (inkomend geld) of Leveranciersfacturen (uitgaand geld) in het menu links.
2. Klik op Uploaden, kies de PDF, bevestig.
3. Het systeem leest deze automatisch in en boekt ze — u ziet een korte samenvatting (van/aan wie, het bedrag, de datum) zodra dit klaar is.

Als er staat "Kon dit document niet classificeren" — het bestand is mogelijk niet duidelijk genoeg, of het is een duplicaat van een reeds geüpload document. Probeer opnieuw, of vraag het aan uw boekhouder.

Als er staat "Reeds geboekt als factuur ..." — die precieze factuur staat al in het systeem. Geen actie nodig.

Cash- of kaartontvangsten invoeren

Klik op Cash of Kaart in het menu links, en voer het bedrag rechtstreeks in — hiervoor is geen bestand nodig.

Uw bankafschrift uploaden

1. Klik op Bankafschrift.
2. Als dit uw eerste keer is, voeg dan eerst uw bankrekening toe: vul de naam, het IBAN en de munteenheid in, en klik op Toevoegen.
3. Download een afschrift van de website van uw bank — zoek naar een exportoptie "CODA" of "camt.053" / "ISO 20022" (geen PDF of CSV, die werken hier niet).
4. Klik op Uploaden, kies het bestand.

Het systeem koppelt de meeste transacties automatisch aan uw facturen. Alles wat niet gekoppeld kan worden, wordt door uw boekhouder nagekeken — u hoeft verder niets te doen.

U kunt op elke rekening in de lijst klikken om de transactiegeschiedenis te bekijken, met een groen label voor gekoppelde items en een rood label voor items die nog in behandeling zijn.

Uw werknemers toevoegen

1. Klik op Werknemers.
2. Klik op Download het sjabloon bovenaan de pagina om het Excel-bestand te krijgen.
3. Vul één rij per werknemer in — alleen de gele cellen, gebruik de keuzelijsten waar aangeboden.
4. Klik op Uploaden en kies het bestand.

Kies bij Type werknemer gewoon of de persoon voornamelijk handmatig werk verricht (Arbeider) of kantoorwerk (Bediende) — kies welke term u het meest vertrouwd vindt, ze betekenen hetzelfde. Al de rest — welke sectorregels van toepassing zijn, de exacte aangiftecategorie — wordt automatisch bepaald op basis van het profiel van uw bedrijf. U hoeft deze details niet te kennen.

U ontvangt een volledig rapport: hoeveel er zijn toegevoegd, en — als sommige dat niet zijn — precies waarom, zodat u kunt corrigeren en opnieuw uploaden, of het aan uw boekhouder kunt vragen.

Voegt u slechts één nieuwe werknemer toe? Gebruik hetzelfde sjabloon met slechts één ingevulde rij.

Om een werknemer bij te werken — adres, burgerlijke staat, aantal kinderen, bankrekening of telefoonnummer — klik op de naam in de lijst, wijzig, en klik op Opslaan.

Loon en contractdata kunnen hier niet gewijzigd worden — deze worden beheerd door uw boekhouder, aangezien ze de officiële aangiftes beïnvloeden. Naar het paritair comité wordt u nooit gevraagd — uw boekhouder stelt dit eenmalig in voor het hele bedrijf, en het systeem past het automatisch toe op elke werknemer.

Werkuren registreren

Klik op Werkuren, selecteer de werknemer, en registreer de gewerkte uren voor de betreffende dagen. Dit voedt rechtstreeks de loonverwerking.

Loonverwerking uitvoeren

Klik op Loonverwerking, selecteer de werknemers en de loonperiode, en genereer. Uw boekhouder controleert en bevestigt elke loonfiche voordat deze definitief is.

Rapporten bekijken

Klik op Rapporten. Kies wat u wilt zien in de keuzelijst — winst-en-verliesrekening, kaspositie, wie u geld verschuldigd is, btw-positie, en meer. Stel indien nodig een periode in, en:

• Bekijk het rechtstreeks op het scherm
• Klik op het kleine CSV- of PDF-icoontje om het te downloaden

Verder naar beneden op dezelfde pagina, onder Wettelijke aangiftes, vindt u ook de aangiftes voor sociale zekerheid (DmfA), bedrijfsvoorheffing en de jaarlijkse fiscale fiche (Belcotax) die uw boekhouder namens u moet indienen — elk met een knop om het officiële XML-bestand te downloaden, samen met een PDF-samenvatting in duidelijke taal. Deze worden voorbereid voor controle door uw boekhouder, het is niet iets dat u zelf hoeft af te handelen.

Een volledige back-up van uw gegevens downloaden

Klik op Dagelijkse back-up in het menu links. Dit downloadt een volledige, actuele kopie van alles — uw facturen, personeelsdossiers, documenten — in een formaat dat u met elk spreadsheetprogramma kunt openen, voor altijd, zelfs als u ooit stopt met het gebruik van dit systeem. Deze wordt elke nacht automatisch opnieuw gegenereerd.

Het portaal toevoegen aan uw telefoon

U kunt uw portaal installeren als een app op uw telefoon — geen app store nodig.

Android (Chrome)

1. Open de link naar uw portaal in Chrome en log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
2. Tik op het menu met drie puntjes (⋮) rechtsboven.
3. Tik op Installeren en snelkoppeling maken (of Toevoegen aan startscherm).
4. Bevestig Installeren.

Dit voegt niet alleen een icoon toe aan uw startscherm — het voegt een volledig item toe met de naam Accounting Portal - Cloud Acropolis aan de app-lijst van uw telefoon (dezelfde lijst als al uw andere geïnstalleerde apps). Tik erop om het portaal rechtstreeks te openen, net als elke andere app.

iPhone (alleen Safari)

Op iPhone werkt dit alleen in Safari — Chrome op iPhone kan op deze manier geen apps installeren.

1. Open de link naar uw portaal in Safari.
2. Tik op het Deel-icoon.
3. Tik op Zet op beginscherm, en bevestig.

Om het te sluiten, gebruikt u de startknop van uw telefoon of veegt u het weg zoals elke andere app — er is geen sluitknop binnenin het portaal zelf.

Hulp krijgen

Voor alles wat te maken heeft met uw cijfers, uw boekhouding of een aangifte — neem contact op met uw boekhouder. Voor een technisch probleem met het portaal zelf, neem contact op met Cloud Acropolis-ondersteuning.