Operationele gids voor de boekhouder

Waar u alles vindt, per klant, in Odoo. Elke klant heeft zijn eigen, volledig gescheiden Odoo (zijn eigen "slot"), dus onderstaande instructies gelden zodra u bent aangemeld bij het juiste slot.

Toegang tot de Odoo van de juiste klant

Elke klant heeft zijn eigen Odoo-URL. Open de juiste voor de klant waarmee u werkt — er is geen wisselaar binnen Odoo zelf, elk slot staat volledig los.

1. Rekeningen (facturen en leveranciersfacturen)

Klantfacturen: Facturatie → Klanten → Facturen Leveranciersfacturen: Facturatie → Leveranciers → Facturen

Deze verschijnen automatisch zodra de klant een document via zijn portaal uploadt (het wordt gelezen, geclassificeerd en geboekt door het systeem). U ziet ze hier al geboekt verschijnen. Open een factuur om de lijnen, BTW en status te bekijken (Niet betaald / Betaald / Gedeeltelijk betaald).

2. Kas en kaart

Facturatie → Boekhouding → Boekingen, filter op dagboek (Kas of Bank). De klant voert deze rechtstreeks in vanuit zijn portaal; u hoeft niets in te voeren, enkel te controleren.

3. Bankafschriften en aflettering

Facturatie → Dashboard — elke bankrekening wordt weergegeven als een kaart. De klant uploadt afschriftbestanden (CODA of CAMT.053) aan zijn kant; de meeste lijnen worden automatisch afgeletterd met facturen.

Om te zien wat nog afgeletterd moet worden: Facturatie → Boekhouding → Aflettering → Bankregels zonder document

Klik op een regel om deze te openen. U ziet een lijst met mogelijke facturen — vink degene(n) aan die deze regel betaalt, pas het bedrag aan bij een gedeeltelijke betaling, en klik op Afletteren. Als er een restbedrag overblijft (bankkosten, afrondingsverschil), moet u zelf de rekening kiezen waartoe dit behoort voordat u kunt bevestigen — het systeem raadt dit niet voor u.

Om te zien wat nog onbetaald is: Facturatie → Boekhouding → Aflettering → Documenten in afwachting van betaling

Dit toont elke factuur en leveranciersfactuur die nog niet is afgeletterd met een bankregel. Als iets contant werd betaald in plaats van via overschrijving, open het dan en gebruik rechtstreeks de knop Betalen — kies het dagboek Kas, niet Bank.

4. Werknemers en contracten

Facturatie → Boekhouding → (of zoek) Werknemers

Werknemers worden in bulk aangemaakt door de klant via een spreadsheet-upload vanuit zijn portaal. U moet nog steeds op het contract van elke nieuwe werknemer controleren:

• Of de Loonstructuur is ingesteld (er bestaan momenteel slechts twee: Belgium PC 112 – Arbeider, Belgium PC 200 – Bediende). Zonder dit berekent de loonverwerking stilzwijgend €0 voor deze persoon.
• Of het Paritair comité overeenkomt met wat bij de onboarding is bevestigd
• Of het Loon (maandelijks) of Uurloon correct is

Al het overige op de werknemersfiche (adres, burgerlijke staat, kinderen, IBAN, telefoon) kan de klant zelf bijwerken — u hoeft dit niet aan te raken.

Alles wat de klant niet kan wijzigen — loon, INSS-nummer, paritair comité, begin-/einddatum van het contract — wordt hier door u ingesteld, rechtstreeks op het contract.

5. Loonverwerking

Gegenereerd vanuit het portaal van de klant (hij selecteert welke werknemers en welke loonperiode). De batch verschijnt in Odoo als een Loonstrookbatch.

Voordat u een batch bevestigt: - Controleer of het brutoloon er redelijk uitziet voor uurloners (als het €0 is, ontbreekt de Loonstructuur of het Uurloon op het contract — corrigeer dit op het contract en genereer opnieuw) - Bekijk elke loonstrook, bevestig dan

Loonstroken blijven bewust op Concept/Wachtend staan — niets wordt afgerond zonder uw controle.

6. Rapporten voor de klant

Facturatie → Rapportage, of de klant kan dezelfde cijfers zelf ophalen vanuit de Rapporten-pagina van zijn portaal (winst- en verliesrekening, ouderdomsbalans, BTW-positie, enz. — 15 rapporten in totaal, allemaal exporteerbaar naar CSV of PDF vanuit zijn kant).

7. Belgische wettelijke aangiftes

Deze worden voorbereid in Odoo maar moeten door uzelf worden geüpload naar het betreffende overheidsportaal — het systeem bereidt het bestand voor, het dient het niet in.

De Rapporten-pagina van het Portaal produceert zowel de ruwe XML (voor directe upload waar het portaal dit accepteert) als een leesbare PDF-samenvatting voor uw eigen administratie — download beide voordat u aangifte doet.

8. De volledige gegevens van de klant ophalen (bij vertrek)

De klant heeft dit al zelf — een link "Dagelijkse back-up" in zijn portaal downloadt automatisch elke dag een volledige export (CSV + originele documenten). U hoeft niets afzonderlijk voor te bereiden, tenzij de klant hierom vraagt.

Snel overzicht — menukaart