Klant-Onboardinggids — Voor de Boekhouder

Hoe u een nieuwe klant toevoegt aan uw Cloud Acropolis Accounting Bundle. Uw bundel bevat 10 klaarstaande slots. Deze gids leidt u stap voor stap door het activeren van een slot voor een echte klant.

Voordat u begint

U zou van Cloud Acropolis het volgende moeten hebben ontvangen:

• 10 paar webadressen (URL's), één paar per slot — één voor Odoo (uw kant), één voor het Portaal (de kant van uw klant)
• Uw boekhouder-login voor Odoo
• Een lijst met welke slotnummers (1–10) al in gebruik zijn en welke vrij zijn

U ontvangt niet de admin-login — deze is voorbehouden aan Cloud Acropolis voor systeemonderhoud en wordt nooit gedeeld.

Als u deze lijst niet heeft, neem dan contact op met Cloud Acropolis voordat u verdergaat.

Stap 1 — Kies een vrij slot

Kies het eerstvolgende vrije slotnummer. Noteer de twee URL's — u heeft beide nodig in de volgende stappen.

Stap 2 — Stel het bedrijf in binnen Odoo

1. Open de Odoo-URL van dat slot in uw browser en log in met uw boekhouder-account.
2. Ga naar Instellingen → Algemene instellingen → Bedrijven, of zoek op "Bedrijf" in de zoekbalk bovenaan.
3. Voer de echte gegevens van de klant in:
4. Wettelijke bedrijfsnaam
5. Btw-nummer (Belgisch formaat, bijv. BE0123456789)
6. Maatschappelijke zetel/adres
7. Opslaan.

Voeg vervolgens de bankrekening van de klant toe, zodat deze later kan matchen met bankafschriften (zie Stap 5):

1. Ga naar Facturatie → Configuratie → Bankrekeningen.
2. Voeg een nieuwe bankrekening toe met het IBAN dat de klant werkelijk gebruikt.
3. Opslaan.

Deze stap is alleen voor u. De klant kan en mag de bedrijfsgegevens niet zelf wijzigen — een verkeerd btw-nummer op een factuur is een juridisch probleem, geen typfout.

Stap 3 — Controleer het rekeningschema en de btw-tarieven

Odoo wordt geleverd met het Belgische rekeningschema en de standaard btw-tarieven al ingeladen — meestal is hier niets te wijzigen, maar controleer alle drie:

• Rekeningschema: Boekhouding → Configuratie → Rekeningschema. De Belgische MAR-rekeningen (bijv. 700000 Verkopen, 440000 Leveranciers) staan er al in. Voeg alleen een rekening toe als deze klant iets niet-standaard nodig heeft — zeldzaam.
• Btw-tarieven: Boekhouding → Configuratie → Btw. De standaard Belgische btw-tarieven (21%, 12%, 6%, 0%) zijn al ingeladen. Voeg alleen een btw-tarief toe als de klant er een nodig heeft dat nog niet in deze lijst staat (bijv. een intracommunautaire of exportspecifieke code).
• Dagboeken: Boekhouding → Configuratie → Dagboeken. Als de klant meer dan één bankrekening heeft, voeg hier voor elke extra rekening een bijkomend bankdagboek toe.

Voor een typische klant bestaat deze stap enkel uit het openen van deze drie schermen, controleren of er niets extra nodig is, en verdergaan.

Stap 4 — Stel de RSZ-werkgeverscategorie in (indien de klant personeel heeft)

Als de klant werknemers heeft, is dit de stap waar alles omtrent hun loonadministratie en sociale zekerheidsaangiften van afhangt — haal dit uit een echte bron, gok nooit. Dit is uw verantwoordelijkheid als boekhouder, niet die van de klant — het spreadsheet van de klant vraagt nergens naar een paritair comité (zie de referentietabel hieronder waarom).

1. Vraag de klant (of controleer hun RSZ-registratiedocumenten) naar hun RSZ-werkgeverscategorie — een 3-cijferige code die de RSZ zelf toekent op basis van de activiteit en het paritair comité (paritaire comités) van het bedrijf. Deze staat op hun RSZ-registratie, of hun vorige sociaal secretariaat kan dit bevestigen.
2. Als de klant een gloednieuwe werkgever is zonder RSZ-registratie, of als u wilt controleren wat de klant heeft aangegeven, gebruik dan de referentietabel hieronder om te bepalen welk(e) paritair(e) comité(s) daadwerkelijk bij hun activiteit past/passen, en bevestig vervolgens de bijbehorende werkgeverscategorie bij Cloud Acropolis voordat u deze invoert (nieuwe combinaties van comité/categorie die nog niet in het systeem zitten, moeten eerst worden toegevoegd).
3. Open in Odoo Instellingen → Algemene instellingen → Bedrijven, het bedrijfsrecord van de klant.
4. Vul het RSZ-nummer in en voeg de juiste RSZ-werkgeverscategorieën toe (een bedrijf kan er meerdere hebben — bijvoorbeeld één categorie voor arbeiders en een andere voor bedienden).
5. Opslaan.

U hoeft niet te weten welk paritair comiténummer van toepassing is zodra dit is ingesteld, en de klant evenmin — het systeem leest dit automatisch af van de categorie die u hier instelt, voor elke werknemer, elke loonfiche en elke aangifte (DmfA, bedrijfsvoorheffing, Belcotax). Deze categorie correct instellen in deze stap maakt dat mogelijk, en daarom ligt de verantwoordelijkheid bij u en is de referentietabel hieronder belangrijk.

Doe dit voordat de klant medewerkers uploadt. Als er geen werkgeverscategorie is ingesteld, of als de ingestelde categorie het type werknemer dat iemand selecteert niet dekt (bijv. er bestaat alleen een categorie voor arbeiders, maar een klant voert een bediende in), wordt de upload geweigerd met een bericht om dit bij u na te vragen — er wordt niets gegokt of stilzwijgend leeg gelaten.

Als u niet zeker weet welke categorie van toepassing is, of het bedrijf heeft een categorie nodig die nog niet in het systeem zit, neem dan contact op met Cloud Acropolis voordat de klant probeert personeel te uploaden.

Referentie — welk paritair comité is van toepassing?

De Belgische detailhandel en aanverwante sectoren zijn verdeeld over verschillende paritaire comités, elk met eigen minimumloonschalen en premies — de RSZ-werkgeverscategorie die u instelt volgt uit welk comité daadwerkelijk de hoofdactiviteit van het bedrijf dekt. Deze lijst dekt wat een typische retailbundel-klant doorgaans onder valt; als de activiteit van een klant niet duidelijk bij een van deze past, bevestig dit dan bij Cloud Acropolis in plaats van te gokken.

De hoofdactiviteit van een bedrijf bepaalt het comité, zelfs als het bedrijf ook iets anders doet — een nevenactiviteit volgt de hoofdactiviteit, ze krijgt geen eigen comité. Als een bedrijf werkelijk tussen twee activiteiten in valt op een manier die niet duidelijk is uit deze tabel, is dat een echte beoordelingskwestie waarover de RSZ zelf kan oordelen — gok niet, neem contact op met Cloud Acropolis of de FOD Werkgelegenheid.

Stap 5 — Geef de klant zijn Portaaladres en stel het wachtwoord in

Stuur de klant zijn Portaal-URL (de tweede van de twee die u noteerde in Stap 1) en zijn login (zijn e-mailadres).

Opmerking: dit slot wordt geleverd met een reeds ingesteld voorlopig wachtwoord op het account van de klant (Test@1234_CaBiz). De provisioning stelt enkel uw eigen boekhouder-login in — het raakt niet aan het wachtwoord van de klant. U moet dit voorlopige wachtwoord vervangen voordat u het overdraagt aan een echte klant; laat het nooit staan.

Stel hun wachtwoord zelf in, in Odoo:

1. Ga naar Instellingen → Gebruikers, open het gebruikersrecord van de klant.
2. Klik op het tandwiel (⚙️) → Wachtwoord wijzigen.
3. Voer een wachtwoord in en bevestig.
4. Deel dit wachtwoord telefonisch of via een apart bericht met de klant — niet via e-mail, en nooit samen met hun login in hetzelfde bericht.

Eenmaal ingelogd kan de klant dit wachtwoord op elk moment zelf wijzigen via de eigen Wachtwoord wijzigen-pagina van het Portaal — het wachtwoord dat u instelt is enkel hun startpunt, niet iets waar ze aan vastzitten.

Als de klant later zijn wachtwoord kwijtraakt, moet hij contact met u opnemen — herhaal dezelfde stap om het opnieuw in te stellen. Er is vandaag geen zelfbedienings-"wachtwoord vergeten"-functie in het Portaal.

Stuur hen niet de Odoo-URL. Die is voor u.

Stap 6 — Verwijs de klant naar de Klantgids

Geef hen (of stuur een link naar) de gids "Uw Portaal Gebruiken" — deze behandelt het uploaden van facturen, medewerkers, bankafschriften en het downloaden van rapporten, alles vanuit hun kant.

Stap 7 — Eerste afletteringscyclus

Zodra de klant: - enkele facturen heeft geüpload, en - zijn eerste bankafschrift heeft geüpload (CODA- of CAMT.053-bestand van zijn bank)

...controleer dan Facturatie → Boekhouding → Aflettering in Odoo. De meeste lijnen matchen automatisch. Alles wat overblijft, moet u handmatig matchen — zie de Gids voor Boekhouder-werking voor precies waar.

Checklist samenvatting

• [ ] Vrij slot gekozen, beide URL's genoteerd
• [ ] Bedrijfsgegevens ingevoerd in Odoo (naam, btw-nummer, adres)
• [ ] Bankrekening (IBAN) toegevoegd via Facturatie → Configuratie → Bankrekeningen
• [ ] Rekeningschema / btw-tarieven gecontroleerd
• [ ] RSZ-werkgeverscategorie ingesteld, met behulp van de referentietabel indien nodig (als de klant personeel heeft)
• [ ] Portaal-URL naar de klant gestuurd
• [ ] Wachtwoord van de klant ingesteld in Odoo en apart met hen gedeeld
• [ ] Klantgids naar de klant gestuurd
• [ ] Eerste aflettering gecontroleerd na hun eerste bankupload

Dat is alles — het slot is live en de klant kan aan de slag.